Давайте разберёмся, какие штрафы предусмотрены после 1 сентября 2026 года, если продолжать использовать бумажные транспортные накладные или оформить ЭТрН с ошибками.
Сразу проясним: отдельного штрафа именно за отсутствие ЭПД в КоАП РФ пока нет. Законодатели готовят поправки к марту 2027 года, а до этого времени действует так называемый переходный период, в течение которого вся система ЭПД будет тестироваться, а ответственность за нарушения - уточняться.
При этом оштрафовать вас все же могут - на основании смежных нарушений, к тому же несоблюдение правил оформления ЭПД влечет за собой и другие риски.
Специалисты «Спутник Айти» изучили вопрос и готовы подсказать, на что обратить внимание бухгалтерам и руководителям. Читайте далее >>
Административные риски
Вот два основных сценария, когда ощтрафовать могут не напрямую за бумажную транспортную накладную и отсутствие ЭТрН, а за смежные нарушения.
Экспедитор не зарегистрирован в реестре «ГосЛог».
Платформа «ГосЛог» — это национальная цифровая транспортно‑логистическая платформа Минтранса России. В ней ведут реестры участников грузоперевозок, в том числе реестр уведомлений о транспортно‑экспедиционной деятельности (реестр экспедиторов). В него обязаны включиться все юрлица и ИП, которые организуют перевозку чужого груза как посредник.
Если экспедитор оказывает услуги без включения в реестр, его могут оштрафовать по ч. 3, 4 ст. 11.14.3 КоАП РФ:
- для граждан — штраф от 3 000 до 5 000 руб. за первое нарушение и от 5 000 до 10 000 руб. за повторное;
- для организаций — от 100 000 до 300 000 руб. за первое нарушение и от 500 000 до 1 000 000 руб. за повторное.
Под "гражданами" в контексте ч. 3, 4 ст. 11.14.3 КоАП РФ понимаются физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей и не являющиеся юридическими лицами, если они самостоятельно осуществляют транспортно-экспедиционную деятельность без включения в реестр "ГосЛог".
Важно: по примечанию к ст. 11.14.3 КоАП РФ индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. То есть ИП оштрафуют по ставкам для организаций.
Выявляют такие нарушения и составляют протоколы должностные лица Ространснадзора — государственные транспортные инспекторы (ч. 1, ч. 2 ст. 23.36, ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ). В ходе рейдов инспекторы вправе осматривать, досматривать, опрашивать и запрашивать документы. Например, инспектор проверяет транспортную накладную, смотрит наименование и ИНН экспедитора и сверяет эти данные с реестром «ГосЛог».
Водитель едет без нужных документов
По правилам дорожного движения водитель обязан иметь при себе и по требованию показывать путевой лист и документы на груз (транспортную накладную, заказ-наряд, сопроводительную ведомость). Сотрудники ГИБДД вправе проверять эти документы при остановке транспортного средства. Если у водителя нет транспортной накладной или путевого листа, ему грозит предупреждение или штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Этот штраф применяется к водителю, который непосредственно управляет транспортным средством и не имеет при себе указанных документов. Отдельного штрафа для других лиц, например, для физлица – собственника транспортного средства или для компании-перевозчика, не предусмотрено.
При этом бумажный документооборот остаётся разрешённым для отдельных случаев: перевозки специальных грузов, сделок с иностранными контрагентами и перевозок для личных нужд физлиц (подробнее здесь)
Проверять документы могут и инспекторы Ространснадзора (п. 72 Положения № 1043), но составлять протокол по этой статье вправе только сотрудники полиции, у Ространснадзора таких полномочий нет.
Напомним, что переходный (нештрафуемый) период будет длиться до 1 марта 2027 года. Это значит, что инспекторы на дороге при виде бумажной накладной не штрафуют, а ограничиваются устным замечанием (об этом было заявлено на совещании).
Это хорошая возможность спокойно перейти на электронный формат. Т.к. наши специалисты прогнозируют большую нагрузку на ГИС ЭПД и системы для обмена электронными документами, что может вызывать сбои и задержки при оформлении и подписании ЭТрН в сентябре.
Но помните: переходный период защищает только от административного штрафа на дороге. Он не отменяет обязанность соблюдать форму документа и не снимает других рисков.
О них поговорим отдельно.
Налоговые риски: почему бумажная накладная может стоить дороже штрафа
Здесь ситуация другая. Даже если на дороге вас не оштрафуют, налоговая может предъявить претензии уже с 1 сентября 2026 года. Наши специалисты видят три главных последствия.
Расходы могут не признать.
По п. 1 ст. 252 НК РФ и ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" расходы должны подтверждаться первичными документами, оформленными в соответствии в законодательством РФ. Если накладную оформили на бумаге там, где требуется электронный формат, инспекция может посчитать документ составленным с нарушением порядка. Тогда расходы исключат из базы по налогу на прибыль.
Могут отказать в вычете НДС.
Для вычета НДС нужны правильно оформленные документы (ст. 169, 171 НК РФ) и факт принятия услуг на учёт (п. 1 ст. 172 НК РФ). Транспортная накладная подтверждает оказание услуги. Если документ оформлен с нарушением требований, это может стать основанием для отказа в вычете.
Пени и штрафы.
Если из‑за непризнания расходов или отказа в вычете возникнет недоимка, начислят пени за каждый день просрочки (п. 1 ст. 172 НК РФ). А при наличии состава правонарушения возможен штраф — 20 % от суммы недоимки (ст. 122 НК РФ).
Поясним: такие последствия не наступают автоматически только из‑за того, что документ бумажный. Налоговая оценивает ситуацию в комплексе. Но каждый документ, оформленный с нарушением, ослабляет позицию компании, особенно если есть другие спорные моменты.
Что это значит для бизнеса
Эксперты рекомендуют не рассматривать переходный период как полное освобождение от рисков. До марта 2027 года бизнес защищён от административных штрафов на дороге, но не от налоговых претензий. Поэтому лучше заранее выстроить корректный электронный документооборот — это снижает и будущие штрафы за неприменение ЭПД, и вероятность споров с налоговой.
В то же время, в переходный период налоговые органы наверняка будут идти навстречу бизнесу, т.к. ошибки в период отладки систем для обмена ЭПД будут неизбежно возникать. Возрастет нагрузка на ГИС ЭПД и на техническу 1С-ЭПД. Специалисты нашей линии консультации так же работают на пределе возможностей.
Просим сохранять спокойствие и набраться терпения - технические проблемы обязательно будут решены.
Ваши вопросы можете направлять к нам в jivo (всплывающее окно в углу), на почту 1c@sputnikit-kmv.ru или по телефону
