А как составляется и соблюдается график отпусков в вашей организации?
Напомним несколько ключевых законодательных требований к графику отпусков:
- график отпусков на следующий год необходимо утвердить не позднее, чем за две недели до окончания текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
- у графика отпусков есть унифицированная форма (форма № Т-7), но он может быть составлен и в произвольном формате, утвержденном работодателем (письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1);
- законодательство не требует точного указания в графике дат начала и окончания отпуска, могут быть указаны просто "периоды" предоставления отпусков (письмо Роструда от 25.10.2024 № ПГ/20978-6-1);
- но при этом законодательство требует обязательно предупреждать работника под подпись о наступлении запланированного отпуска не позднее, чем за две недели (что сложно исполнить, если в графике отпусков не указаны конкретные даты) - (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
- работодатель обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков (письма Минтруда России от 04.12.2024 № 14-6/ООГ-7025, Роструда от 27.12.2024 № ПГ/26469-6-1).
- работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск, запланированный по графику, и не имеет права отказать или перенести запланированный отпуск без согласия работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
- работодатель не обязан учитывать пожелания работников по датам предоставления отпуска при составлении графика отпусков (письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1);
- законодательство не запрещает работодателю по заявлению работника изменить даты запланированного ежегодного отпуска.
На бумаге все выглядит логично, но в реальной практике мы чаще всего сталкиваемся с двумя распространенными сценариями:
- "Идеальный график отпусков" - составлен кадровиками, учитывает сезонность и загрузку производства, равномерно распределяет отпуска по всему каледарному году. Такой график отпусков "для галочки" редко учитывает реальные потребности сотрудников, поэтому либо кому-то приходится отдыхать в феврале, либо на деле сотрудники уходят в отпуск не по графику, часто пишут заявление на отпуск внезапно - и руководитель не всегда успевает вовремя найти подмену.
- "График по пожеланиям" - собирается на основе анкетирования работников и согласовывается руководителем. В таком графике большинство отпусков традиционно приходятся на летний период, и если руководитель не уследит - то часто случаются так называемые "наползающие" отпуска, и какие-то важные участки могут остаться неприкрытыми.
Как же совместить в графике отпусков пожелания сотрудников и производственную необходимость?
Рассмотрим в статье реальный пример составления графика отпусков в 1С с помощью сервиса "1С:Кабинет сотрудника" и программы "1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3".
Помимо этого, покажем, как без лишней головной боли выполнить требования законодательства по ознакомлению работников с графиком отпусков и автоматизировать предупреждение сотрудника за две недели до начала отпуска.
