А как составляется и соблюдается график отпусков в вашей организации?

Напомним несколько ключевых законодательных требований к графику отпусков:

• график отпусков на следующий год необходимо утвердить не позднее, чем за две недели до окончания текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• у графика отпусков есть унифицированная форма (форма № Т-7), но он может быть составлен и в произвольном формате, утвержденном работодателем (письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1);
• законодательство не требует точного указания в графике дат начала и окончания отпуска, могут быть указаны просто "периоды" предоставления отпусков (письмо Роструда от 25.10.2024 № ПГ/20978-6-1);
• но при этом законодательство требует обязательно предупреждать работника под подпись о наступлении запланированного отпуска не позднее, чем за две недели (что сложно исполнить, если в графике отпусков не указаны конкретные даты) - (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
• работодатель обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков (письма Минтруда России от 04.12.2024 № 14-6/ООГ-7025, Роструда от 27.12.2024 № ПГ/26469-6-1).
• работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск, запланированный по графику, и не имеет права отказать или перенести запланированный отпуск без согласия работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• работодатель не обязан учитывать пожелания работников по датам предоставления отпуска при составлении графика отпусков (письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1);
• законодательство не запрещает работодателю по заявлению работника изменить даты ежегодного отпуска.

На бумаге все выглядит логично, но в реальной практике мы чаще всего сталкиваемся с двумя распространенными сценариями:

1.  "Идеальный график отпусков" - составлен кадровиками, учитывает сезонность и загрузку производства, равномерно распределяет отпуска по всему каледарному году. Такой график отпусков "для галочки" редко учитывает реальные потребности сотрудников, поэтому либо кому-то приходится отдыхать в феврале, либо на деле сотрудники уходят в отпуск не по графику, часто пишут заявление на отпуск внезапно - и руководитель не всегда успевает вовремя найти подмену.
2.  "График по пожеланиям" - собирается на основе анкетирования работников и согласовывается руководителем. В таком графике большинство отпусков традиционно приходятся на летний период, и если руководитель не уследит - то часто случаются так называемые "наползающие" отпуска, и какие-то важные участки могут остаться не прикрытыми.

Как же совместить в графике отпусков пожелания сотрудников и производственную необходимость?

Рассмотрим в статье реальный кейс составления графика отпусков в 1С с помощью сервиса "1С:Кабинет сотрудника" и программы "1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3".

Помимо этого, покажем, как без лишней головной боли выполнить требования законодательства по ознакомлению работников с графиком отпусков и автоматизировать предупреждение сотрудника за две недели до начала отпуска.

Читать далее>>

Шаг 1. Сбор желаемых дат отпусков.

Составление графика отпусков начинается в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0.

В разделе «Кадры» нажмите кнопку «Сбор графиков отпусков»:

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать», откроется форма нового документа "Сбор графиков отпусков":

Этот документ можно заполнить вручную (по мере опроса сотрудников), но мы рассмотрим автоматизацию сбора желаемых дат с помощью сервиса "1С:Кабинет сотрудника". 

Для справки: 1С:Кабинет сотрудника - сервис для ведения кадрового документооборота в электронном виде (КЭДО). Позволяет сотрудникам в своих личных кабинетах видеть расчетные листки и остатки отпусков, подавать заявления и запрашивать справки, расписываться в приказах электронной подписью.

Подробнее о назначении и функциях сервиса 1С:Кабинет сотрудника - читать тут. 

Сбор заявок на отпуск через 1С:Кабинет сотрудника.

Чтобы начать сбор заявок на отпуска через сервис 1С:КС, нужно нажать кнопку «Начать сбор».

Процедура "Сбор заявок" отправит запрос в сервис Кабинет сотрудника, после чего у сотрудников в личных кабинетах появятся уведомления о необходимости подать свои пожелания по датам отпусков:

 Сотрудники в своих личных кабинетах заходят в раздел «Отпуск». Переходят на вкладку «График отпусков». Находят свою фамилию в списке (она будет первой в списке).

Указание сотрудником своих пожеланий к отпуску.

В открывшемся меню нужно указать даты желаемого отпуска и нажать на кнопку «Добавить период».

Можно добавить несколько периодов отпуска. А также, если подключена система взаимодействия, написать руководителю сопроводительный комментарий. В итоге окно подачи заявки со стороны сотрудника может выглядеть примерно так:

После сбора желаемых дат отпусков переходим к их утверждению.

Шаг 2. Утверждение дат отпусков.