Приём на работу удалённого сотрудника — задача, которая для кадровика небольшого предприятия нередко превращается в настоящий квест. Нужно не просто собрать пакет документов, но и организовать взаимодействие на расстоянии, убедиться в достоверности данных, соблюсти сроки, не потерять сканы и при этом не нарушить требования законодательства. Директору, который не погружён в кадровые тонкости, такие процессы могут казаться излишне запутанными: «А как мы вообще проверим, что человек прислал настоящие документы? А где гарантия, что ничего не потеряется?»

В этой статье мы разберём, как упростить процесс и сделать его прозрачным и контролируемым с помощью Кадрового электронного документооборота (КЭДО) и сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Вы узнаете, как организовать удалённое трудоустройство с КЭДО, грамотно использовать функционал 1С для сбора данных и оформления сотрудника, а также какие варианты подписания согласий и документов доступны сегодня.

Читать далее >> 

Подготовка к удалённому трудоустройству в 1С

Чтобы начать процесс удалённого трудоустройства с 1С:Кабинет сотрудника, первым делом нужно активировать функцию сбора данных. Это базовый шаг, без которого дальнейшая работа с анкетами невозможна.

Зайдите в программу и последовательно перейдите в раздел: «Кадры» → «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» → «Настройки». В открывшемся окне найдите пункт «Использовать сбор данных для оформления на работу» и поставьте напротив него галочку. Именно эта настройка «включает» механизм, позволяющий запрашивать у кандидата необходимые сведения в электронном виде.

После активации в разделе «Кадры» появится новый подраздел — «Данные для оформления на работу». Его наличие означает, что система готова к работе с анкетами для удалённого трудоустройства в 1С.

Как создать и отправить анкету будущему сотруднику

Теперь можно переходить к формированию анкеты для кандидата. Для этого сначала нужно создать в системе карточку физического лица. Обязательно заполните два ключевых поля: ФИО и адрес электронной почты. Без корректно указанного e-mail отправка анкеты невозможна: именно на этот адрес придёт письмо с приглашением в личный кабинет.

Далее перейдите в подраздел «Кадры» → «Данные для оформления на работу» и нажмите кнопку «Создать». В появившемся окне выберите ранее созданное физическое лицо. На этом этапе важно ещё раз проверить правильность электронной почты — ошибка здесь приведёт к тому, что кандидат не получит приглашение.

В поле «Срок исполнения» укажите дату, до которой кандидату нужно прислать данные. Это дисциплинирует процесс и помогает контролировать сроки: если анкета не будет заполнена вовремя, вы сразу увидите это в системе.

Теперь самое важное — определить, какие именно данные вы хотите запросить. Нажмите «Показать запрашиваемые данные» и в открывшемся списке отметьте галочками нужные пункты. Здесь можно гибко настроить анкету: например, запросить паспортные данные, сведения об образовании, реквизиты для выплаты зарплаты и т. д. Выбирайте только то, что действительно необходимо для оформления, чтобы не перегружать кандидата лишними полями.

Когда все нужные данные отмечены, нажмите «ОК», а затем — «Отправить в кабинет сотрудника». После этого система автоматически сформирует и отправит на электронную почту кандидата письмо с приглашением.

Что происходит после отправки анкеты

Будущему сотруднику на почту приходит письмо с приглашением в его личный кабинет в сервисе «1С:Кабинет сотрудника». Ему нужно перейти по ссылке из письма и установить пароль для входа. После этого он попадает в личный кабинет, где видит только ту анкету, которую вы ему направили.

На этом этапе кандидат заполняет все запрошенные поля и прикладывает сканы необходимых документов. Важно, что интерфейс кабинета интуитивно понятен: даже сотрудник, далёкий от кадровых процессов, сможет без труда разобраться, куда и что загружать. Когда все данные внесены и файлы прикреплены, кандидат нажимает кнопку «Отправить на проверку».

С этого момента анкета попадает в вашу рабочую базу 1С и становится доступна для проверки.

Проверка данных кандидата

Чтобы увидеть поступившую анкету, снова перейдите в «Кадры» → «Данные для оформления на работу». Если кандидат уже отправил заполненную форму, в столбце «Состояние документа» отобразится статус «Данные получены». Это сигнал, что можно приступать к проверке.

Дважды щёлкните по нужной строке — откроется заполненная кандидатом анкета. Теперь ваша задача — внимательно сверить введённые данные с приложенными сканами документов. Проверьте, совпадают ли ФИО, паспортные данные, дата рождения и другие ключевые сведения. Если всё верно, переведите бегунок в активное положение — так вы подтвердите корректность информации.

На текущий момент перенос данных в личную карточку работника выполняется вручную: вам нужно скопировать сведения из анкеты и вставить их в соответствующие поля карточки. Это может показаться не самым удобным шагом, но он гарантирует, что данные будут внесены точно и без ошибок. Разработчики уже работают над функцией автоматического переноса — она появится в следующих обновлениях.

Оформление приёма на работу и присоединение к КЭДО

Когда данные проверены и внесены в карточку, можно оформлять приём на работу в обычном порядке. После издания приказа и оформления всех кадровых документов сотруднику автоматически направляется согласие на присоединение к КЭДО — по той форме, которая утверждена на вашем предприятии.

Здесь важно понимать, что удалённое трудоустройство с 1С:Кабинет сотрудника предполагает работу в рамках Кадрового электронного документооборота, и подписание согласия — обязательный этап. У вас есть два варианта, как это сделать:

1. Электронное подписание через «Госключ». Если в вашей программе подключена возможность подписания документов через приложение «Госключ», сотруднику будет предложено подписать согласие с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Для этого нужно следовать инструкциям сервиса. Получить УКЭП можно через портал Госуслуг — подробная инструкция размещена на сайте.
2. Бумажное подписание. Если функционал «Госключ» не подключён или по каким-то причинам требуется бумажный вариант, в окне работы с согласием выберите опцию «Подписать собственноручно». В этом случае сотрудник подпишет документ на бумаге, а скан или оригинал передаст в отдел кадров установленным порядком. Даже если «Госключ» подключён, но вам нужен бумажный экземпляр, вы можете выбрать этот вариант — система это позволяет.

Подписание остальных документов при удалённом трудоустройстве

После того как согласие на присоединение к КЭДО подписано, можно переходить к подписанию остальных документов, необходимых для трудоустройства. Здесь вы используете стандартные возможности обмена документами, встроенные в программу.

Например, можно сформировать печатную форму документа и направить её сотруднику через механизмы обмена, предусмотренные в 1С. Также доступна отправка произвольных документов — это удобно, если нужно передать дополнительные соглашения, локальные акты или иные бумаги, которые сотрудник должен подписать.

Таким образом, удалённое трудоустройство в 1С — это не просто отправка бумаг по электронной почте, а полноценный, контролируемый и юридически значимый процесс, построенный на возможностях КЭДО и сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Практические советы эксперта

• Планируйте сроки. Всегда указывайте реалистичный срок исполнения в анкете — это поможет избежать затягивания процесса.
• Проверяйте почту. Перед отправкой анкеты ещё раз убедитесь, что адрес электронной почты указан без ошибок.
• Настраивайте анкету точечно. Запрашивайте только те данные, которые действительно нужны для оформления — так вы снизите нагрузку на кандидата и ускорите процесс.
• Фиксируйте статусы. Регулярно проверяйте раздел «Данные для оформления на работу», чтобы не пропустить поступившие анкеты.
• Разъясняйте кандидатам. Если вы работаете с кандидатами, которые впервые сталкиваются с КЭДО, кратко объясните им, что и как делать: это снизит количество вопросов и ошибок.

Используя эти рекомендации, вы сможете организовать удалённое трудоустройство с КЭДО максимально эффективно, а 1С сотрудники на удалёнке будут оформлены в полном соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами вашей компании.