Переход на Универсальный передаточный документ (УПД): инструкция для бухгалтеров

С 1 января 2026 года ФНС России вводит новые правила электронного документооборота. Разбираемся в статье, что изменится, как подготовиться и почему важно начать переход на УПД уже сейчас. 

Почему ФНС переходит на УПД?

Коротко: Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счет-фактуру и первичный документ (например, товарную накладную). Это упрощает учет и снижает риски ошибок.

Что отменяется:

• Форматы электронных товарных накладных (утв. приказом № ММВ-7-10/551@) и актов выполненных работ (№ ММВ-7-10/552@).

• С 2026 года эти документы нельзя будет отправлять через операторов ЭДО.

Что остается:

• Бумажные накладные и акты (если вы их используете).

• Электронные документы в формате УПД 5.03 (приказ № ЕД-7-26/970@).

УПД: что это и как работает?

УПД — это «два в одном»:

1. Первичный документ (подтверждает отгрузку товара или оказание услуги).
2. Счет-фактура (нужен для НДС).

Пример использования:
Компания «Альфа» отгрузила 100 единиц товара компании «Бета». Раньше нужно было формировать товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру. Теперь достаточно одного УПД.

Таблица: Сравнение старого и нового форматов

Частые вопросы

1. Что делать, если мы уже используем электронные накладные?

Переводите их в формат УПД 5.03. Для этого:

• Настройте шаблоны в вашей системе ЭДО.

• Проверьте, поддерживает ли ваш оператор ЭДО новый формат.

2. Можно ли продолжать работать с бумажными документами?

Да, но если вы обмениваетесь электронными накладными или актами, их нужно перевести в УПД.

3. Чем УПД удобнее?

• Сокращает время на оформление (один документ вместо двух).

• Уменьшает риск расхождений в данных.

• Подходит для любых операций: продажа товаров, услуг, работ.

4. Что будет, если не перейти на УПД?

С 2026 года электронные накладные и акты в старых форматах станут недействительными. Налоговая может не принять их при проверке.

Как подготовиться к переходу?

1. Проверьте вашу систему ЭДО. Убедитесь, что она поддерживает УПД 5.03.
2. Обновите шаблоны документов. Настройте автоматическое формирование УПД.
3. Обучите сотрудников. Проведите инструктаж для бухгалтерии и менеджеров.

Не уверены, как настроить УПД?
Обратитесь к специалистам Спутник Айти. Поможем настроить ЭДО, подготовить шаблоны и обучить сотрудников.